アカウントの無効化と解除

　退職スタッフのアカウントを使えないようにするプロセスには２つの段階があります。
　第１段階は無効化です。アカウント無効化すると、そのアカウントのユーザーはログインできなくなりますが、そのユーザーが発信した室内メールは受信ユーザーが読むことができます。ただし、返信はできません。返信しても、そのユーザーが受信する機会はないからです。
　第２段階は解除です。解除すると、そのユーザーが発信した室内メールも読むことができなくなります。無効化と解除の間に、どのくらいの期間を設けるかは、業務の状況によって判断してください。
　いずれの操作も取り消す方法は用意されていません。慎重に判断して操作してください。どうしても元に戻したい場合はオペレーターに相談してください。

　アカウントの無効化

　アカウントの無効化は「アカウントの無効化」画面で行います。
　同画面の表示は、［管理者］の場合「管理者」メニューの「アカウント」→「アカウントの無効化」を選びます。［管理者］は［ユーザー］および［ゲスト］のカウントを無効化できます。
　［所長］の場合「所長」メニューから「アカウントの無効化」を選びます。［所長］は［管理者］のアカウントも無効化できます。
　［所長］権限のアカウント解除についてはオペレーターに相談してください。

　「アカウントの無効化」画面には上下２つの一覧表があります。
　上の一覧表は現在有効なアカウントです。無効化の対象になるアカウントリストです。赤字で表示されるものは一週間以上ログインがないアカウントです。また、直近ログインの日付がないものは一度もログインしたことがないアカウントです。
　下の一覧表は現在無効化されているアカウントで、後述する解除の対象になるアカウントです。赤字で表示されるものは無効化から一か月以上経過しているアカウントです。

　上の一覧から目的のアカウントをクリックして選び「ログイン無効化」ボタンをクリックすると、確認画面が表示されるます。「はい」をクリックするとアカウントが無効化され下の一覧表に移動します。

　［管理者］アカウントの解除

　アカウントを解除すると無効化の段階では可能だった室内メールの受信も不可能になります。
　アカウントの解除は［管理者］の専権機能です。効果をよく把握して実行してください。［管理者］は［所長］や［管理者］権限であった者のアカウントも解除できます。無効化された時点で、それらの権限も無効になるからです。
　アカウントの解除をするには、下の一覧表にある無効化されたアカウントの中からクリックして目的のアカウントを選び「登録解除」ボタンをクリックします。

　確認画面が表示されるので、解除してもよい場合は「はい」をクリックしてください。このアカウントは下の一覧表にも表示されなくなります。