日誌入力パッドの使い方


 日誌入力パッドの概要

 日誌入力パッドは図のような体裁になっています。日付と表題は必須項目です。新しく登録するときは今日の日付が既定の日付となっています。
 期日・予定に関わる日誌では時間や場所の指定ができるメニューや入力枠が表示されるので、表題から入力すると比較的わかりやすく入力できます。
 日誌には、参照ファイルを添付することができ、業務日誌表示(ディスプレイ)パッドから書類管理画面を通じて参照・編集できます。また、画像ファイルを登録しておくと日誌と一緒に画像を印刷できます。
■ 識別コードについて
 下図は入力支援メニューから「打ち合わせ」を設定した場合のパッドの変化です。開始・終了時間と場所の入力およびスタッフの選択ができるようになっているほか、表題と内容枠の字の色が変化しています。これは予定表の処理をするために識別コードが入ったことを意味していて、コードの意味を表題先頭に表示しています。
■ 識別コードの削除について
 表題の「[打ち合わせ]」の文字を全て削除すると識別コードが消えて表題先頭の文字が「自動入力」に戻り、表題枠・内容枠の字の色も元に戻ります。また、開始・終了時間メニューと場所指定枠が使えない状態になります。
■ 参加スタッフについて
 参加スタッフは、既定で案件担当スタッフにチェックが入っています。担当者であっても、その予定には参加しないスタッフがいる場合はチェックを外してください。全員予定表では、ここでチェックされているスタッフだけが、予定として描かれます。
 パッド上にある「」マークは、右ボタンメニューによる入力支援があることを示しています。特定の機能がある日誌を作成する場合、メニューを使うことが必須になります。
 場所の右ボタンメニューは、使用開始当初は表示されません。このメニューは過去の場所入力から生成されます。なお、[ご相談予約]と[打ち合わせ]を登録するとき場所の重複使用をチェックしますが、この機能が正しく働くためには場所の入力が一定で無ければなりません。「第一会議室」と「第1会議室」は別の場所と判断されてしまうので、必ず右ボタンメニューから場所を入れてください。

 各入力項目

 表題
 60文字まで自由な表題をつけることができますが、図の赤枠で囲まれた入力支援メニューの項目は必ずメニューから入れてください。これらの項目は内部で識別コードが入力され他のデータと連動して案件の状況を判断したり、予定・期日表への転載をしたりします。
 入力支援メニューは表題枠を右ボタンでクリックすると表示されます。
 これらのうち[有料相談予約]は入出金の請求項目と連動しています。詳しくはこちらをご覧ください。
 また「事務日記」およびCSVファイル作成についてはこちらをご覧ください。
 識別コードが入ると表題枠と内容枠の下地が変わり表題先頭に内容が入ります。表題先頭の内容が変わらない限り表題の文字列を何に変えてもデータの識別は変わりません。
 下図は「[打ち合わせ]」の文字だけを「[契約書確認]」に変えたところです。表題の文字が変わっても分類枠は変わっていません。便宜上、表題を「[」と「]」で囲んでいますが動作上は必要ありません。なお、表題を全て削除してしまうと識別コードが消えて元に戻ってしまうので、表題を変えるときは少なくとも1文字残しながら変えてください。
 このまま登録すると期日・予定パッドに転載されて「打ち合わせ」として扱われていることが分かります。
 [登録][相談][受任[残有]終了]の識別コードが入ると、図のように案件概要表示(ディスプレイ)パッドの内容に反映します。また、案件を検索するとき、終了案件を検索対象から除くときの指標になります。
 日付
 日付の入力には右ボタンメニューが用意されています。日付の部分をマウスの右ボタンでクリックすると、未来へ10年、過去へ110年分の日付を年号別に選べます。
 メニューの上から二番目にある「今日から」は、前後10日間の日付を素早く選べるようになっています。
 通常の日誌では日付が入力されるとカーソル(キャレット)は表題枠に移動します。期日・予定に関わる場合は開始時間入力メニューが表示され、直ぐに時間を入力できるようになります。
 時間(開始・終了)
 時間は「[期日・予定]」を入れるときに設定します。規定(デフォルト)では午前9時になっています。開始時間を入れると直ぐに終了時間メニューが開き、終了時間を入れるとカーソル(キャレット)は場所枠に移動します。
 場所
 打ち合わせなどが行われる場所を入れます。60文字入りますが表示領域に余裕が無いので簡潔にしてください。
 過去に入力された場所は右ボタンメニューから入れてください。場所欄の右に「」マークが表示されているときは右ボタンメニューが使えます。
 [ご相談予約]と[打ち合わせ]は登録時に場所の重複使用がチェックされますが、この機能が正常に働くためには場所の表記が同じでなければなりません。右ボタンメニューで入れると同じ表記で入れることができます。
 内容
 具体的な内容を入れてください。約3万字(400字詰め原稿用紙75枚分)入ります。業務報告できるほどの文章量を入れることができるので、日付ごとに印刷できる機能と併用すれば、日誌と業務報告を同時に作成できます。

◆ガイド文字と詳細削除
 入力支援メニューで自働的に入る「[目的]?」や「[条件]?」などのガイド文字は、入れておいたほうが後で便利であろうと思われる項目を羅列しているだけです。不要な項目は削除し、足りない場合は、自由に追加してください。また、「[項目名]」という体裁にこだわる必要もありません。事務所として統一した体裁がある場合は、弊社オペレーターに、ご相談ください。
 これらのガイド文字が不要で内容枠を空にしたい場合は「詳細削除」ボタンをクリックしてください。内容枠を空にし表題の一部もカットします。

 内容の入力文字は右ボタンメニューで装飾することができます。また、行のインデントを付けることもできます。インデントを付けない場合、表示パッドの左端から表示されます。インデントを「1」ないし「2」で入力を始めると見やすくなります。
 なお、ここで使用した文字装飾は印刷には反映しません。全てモノクロで印刷され、フォントも既定のものになります。

 参照ファイルの登録

 参照ファイルの登録方法については、こちらを参照してください。