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案件要点テンプレートの作成方法
 概要
案件要点テンプレートは、「案件データ入力画面」で、案件要点を編集する画面から呼び出すことができるテキストファイルです。メモ帳のような簡単なテキスト編集ソフトで作成したファイルを決められたフォルダーに置くだけで、その内容を編集枠に呼び込めます。
さらに、フォルダーを作成して内容に応じた配置をすると、フォルダー構成が、そのまま階層メニューに反映するので、多数のテンプレートを効率的に選ぶことができるようになります。案件の種別に応じたテンプレートを用意しておくと、記述の順番や内容が統一され、業務報告や引継ぎが短時間で正確に行われるようになります。
下の図は、メニューからテンプレートを選んでいる様子です。
上のメニューで選ばれている「債務相談」のテキストファイルは、下の図の位置にあります。
「サーバー共有フォルダー」の「#Template」フォルダー内が各種のテンプレートを置く場所です。まだ、サポートされていない機能で使用するテンプレートも、将来、この場所に置く予定です。
その中の「案件要点」がメニューの起点になります。その中に作成する全てのフォルダーとテキストファイル（拡張子が「.txt」のもの）がメニュー項目になります。
ユーザーがメニュー項目を選ぶと、その項目がフォルダーに対応していればサブメニューを開き、テキストファイルに対応していれば、その中身を編集枠に追加します。
なお、起点となるフォルダーは管理者権限のあるユーザーの「管理者」メニューから直接開くことができます。誤った操作で既存のテンプレートを消してしまわないように、一連の操作は管理者の方がお香ことをお勧めします。
メモ帳を開く
テキストファイルを作成するのに手軽に使える「メモ帳」は、スタートメニューの「アクセサリ」の中にあります。
開いたメモ帳で、案件要点に追加したい内容を打ちこみます。
少なくとも、全角文字を１０文字程度以上、使用してください。文字コードを自動的に判別しているので、文字数が少ないと誤った判断をします。文字コードは、どの文字に何番を割当てるかという対応を決めた規則で、日本語の場合「Shift-JIS」、「UTF-8」、「EUC-JP」などがあります。
テキストファイルは、文字列だけを保存する単純なファイルなので、書式設定をしても保存されません。「右端を折り返す」設定を外しても、編集枠では、かならず折り返します。
インデント（字下げ）を付けたい場合は、全角の空白を行頭に置いて調整してください。
下の図は、メモ帳で編集している様子です。
保存する
文章が出来上がったら、「ファイル」メニューの「名前を付けて保存」を選びます。
ファイル名を設定します。ここでは「ノートパッドの使い方」にしています。
保存する場所に注意してください、保存場所を誤ると、メニューに表示されません。「サーバー共有フォルダー」内の「#Template」の下にある「案件要点」以下に保存します。
フォルダーを作成する
上の図の位置に保存すると、直ぐに選べるメニューの位置になりますが、もし、下の階層に表示したければ、既に存在するフォルダーを選んで開くか、下の図のように、右ボタンメニューを使ってフォルダーを作成します。
作成されたフォルダーには「新しいフォルダー」という名前が既定で付けられているので、これを利用しやすい名前に変更します。
ここでは「使い方」というフォルダー名にしました。
この「使い方」フォルダーをダブルクリックするか、選んだ状態で右下の「開く」ボタンをクリックすると、中に入れます。
中に入ると、「開く」ボタンが「保存」ボタンに変わるので、「保存」ボタンをクリックします。文字コードが「ANSI」になっていますが、このままでかまいません。これれは、「Shift-JIS」のことです。
ファイルが保存され、ダイアログが閉じられます。このまま、メモ帳を終了しても、編集を続行してもかまいません。編集を続行してファイルを再び保存する場合は、「名前を付けて保存する」メニューではなく、「上書き保存」メニューを使います。ファイル名の設定など、わずらわしい操作をする必要がありません。
操作を誤ったら
もし、過ってフォルダーを作成してしまったり、名前を付け間違えたりした場合は、そのフォルダーをクリックして選択所歌にしてから、右ボタンでもう一度クリックしてください。未日ボタンメニューが表示されるので、「削除」ないし「名前の変更」というメニューを選べば、不要なフォルダーを消去したり、名前の付け直しができます。
ただし、削除するときは十分注意してください。フォルダー内のファイルはもちろん、その配下のフォルダーやファイルは全て消滅します。共有フォルダーなので、ゴミ箱にも移動せず、直ちに削除されます。
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